PEDOMAN ADMINISTRASI

PEDOMAN ADMINISTRASI
HIMA PRODI PBA
UNIVERSITAS YUDHARTA PASURUAN

Berdasarkan hasil Rapat Kerja HIMA PRODI PBA Universitas Yudharta Pasuruan mengenai internal organisasi, maka dipandang perlu untuk melakukan pembenahan administrasi organisasi yang disesuaikan dengan situasi dan kondisi obyektif organisasi, sehingga dapat dijadikan landasan yuridis organisasi. Adapun kelengkapan administrasi yang akan diatur dalam pedoman ini adalah sebagai berikut :
Kop (Surat )
Penomoran Surat
1.Kop Surat
Format pembuatan dan penulisan kop ( kepala ) surat akan diatur dengan ketentuan menurut hirarki struktur organisasi, yaitu :

Logo Hima Prodi PBA diletakan di sebelah atas kertas
Dibawah Logo Hima Prodi PBA tertuliskan :
Baris 1 : Fakultas Agama Islam
Baris 2 : Himpunan Mahasiswa Program Studi Pendidikan Bahasa Arab
Baris 3 : Universitas Yudharta Pasuruan
Baris 4 : Alamat Sekretariat, Email dan Facebook

2.Penomoran Surat
Format pembuatan dan penomoran surat akan diatur dengan ketentuan sbb :
 
Surat ke dalam

Surat kedalam di beri kode A dengan pengertian proses surat- menyurat yang ditujukan ke dalam lingkungan internal masing-masing tingkatan organisasi dengan ketentuan sebagai berikut :


Contoh : Nomor urut surat / kode surat / Nama Fakultas /HIMA PBA. Universita yang dimaksud (bisa disingkat) / Bulan / Tahun



Surat ke luar

Surat keluar diberi kode B.Surat keluar dapat dibagi menjadi dua , yaitu : Surat Keluar Internal dan Surat Keluar Eksternal.

B.1.Surat Keluar Internal

Surat Keluar Internal diberi kode ( B-Int ) dengan pengertian surat menyurat tersebut ditujukan keluar lingkungan internal masing- masing tingkatan organisasi yang kemudian diatur sebagai berikut :

Contoh : Nomor urut surat / B-Int/ Nama Fakultas /HIMA PBA. Universita yang dimaksud (bisa disingkat) / Bulan / Tahun

B.2. Surat Keluar Eksternal
Surat Keluar Eksternal diberi kode ( B-Eks ) dengan pengertian surat menyurat tersebut ditujukan keluar lingkungan eksternal masing- masing tingkatan organisasi yang kemudian diatur sebagai berikut :
Contoh : Nomor urut surat / B-Eks/ Nama Fakultas /HIMA PBA. Universita yang dimaksud (bisa disingkat) / Bulan / Tahun


Surat Rekomendasi

Contoh : Nomor urut surat / Rekom/ Nama Fakultas /HIMA PBA. Universita yang dimaksud (bisa disingkat) / Bulan / Tahun


Demikan Pedoman administrasi ini dibuat dalam rangka melaksanakan tertib administrasi demi terwujudnya efektifitas kinerja organisasi. Adapun beberapa hal yang belum diatur dan atau masih memerlukan penjelasan akan ditentukan dan atau dijelaskan lebih lanjut oleh Ketua Hima Prodi PBA beserta Pengurus harian yang lain


Pasuruan, 06 Januari 2010


Mengetahui,
Sekretaris Hima Prodi PBA
Fakultas Agama Islam
Universitas Yudharta Pasuruan




( Muhtadin Al-Ghufri )